Hoe ik mijn inbox in bedwang houd: Inbox Zero

In mijn blogpost met tien dingen die je nog niet van me wist vertelde ik dat ik na jaren lang stoeien met mijn inbox een manier heb gevonden die werkt voor mij. Ik vroeg of jullie het interessant zouden vinden daar een blogpost over te lezen, en daar werd enthousiast op gereageerd. Ik ga je vandaag uitleggen hoe ik elke dag Inbox Zero bereik!

Wat is Inbox Zero?

Inbox Zero is een trend en heel veel mensen die stoeien met hun mail doen hun best dagelijks Inbox Zero te bereiken. Inbox Zero betekent puur: een lege inbox. Als je dagelijks heel erg veel mail krijgt, kan dat nogal lastig zijn.

Hoe deed ik het eerst (oftewel, wat werkte niet voor mij)?

Sinds ik bezig ben met MissLipgloss, al zeven jaar, ontvang ik best veel mail. Elk jaar worden dat meer mails. En ik ben dus ook al een tijd aan het dealen met deze taak. Wat ik heb geprobeerd en wat duidelijk is geworden dat het voor mij niet werkt:

• Laten gaan. Loslaten. Gewoon doen wanneer het uitkomt. Neh, ik kan het niet. Ik word er zenuwachtig van, van een inbox die maar volloopt, met dingen die misschien wel belangrijk zijn. Niets voor mij.
• Twee keer per week alles beantwoorden en een autoreply sturen dat ik op deze manier te werk ga. Bleek na een paar weken toch wel dat er belangrijke mails binnenkomen die de dag zelf behandeld moeten worden én ik kan er toch echt niet tegen dat ik dan na drie dagen 500 mails kan gaan wegwerken.
• Meldingen aanzetten op mijn telefoon en iPad zodat ik een geluidje hoor dat er een mail binnenkomt en dan meteen behandelen. Werkt niet. Ik word dan elke minuut afgeleid en ben de hele dag met mijn mail bezig.

Het werkte allemaal niet. Mensen die zeiden ‘Ik heb elke dag een lege inbox!’ vond ik bijzonder. Hoe kan dat nou?! Omdat het allemaal toch niet werkte hoe ik het zelf deed, ben ik me er in gaan verdiepen. Hoe doen mensen die veel meer mail krijgen dat toch. Hoe houden ze die inbox in bedwang. Hoe wordt die inbox niet iets wat je leven beheerst (geloof me, als je veel mail krijgt en je weet niet hoe er mee om te gaan dan wordt het een grote grijze wolk die boven je dag hangt).

Hoe ik dagelijks inbox zero bereik

Inmiddels heb ik een manier gevonden die voor mij werkt. Ik heb heel veel artikelen en blogposts gelezen van ervaringsdeskundigen die nog véél meer mail krijgen dan ik. Tips gevraagd. Mensen om me heen gevraagd hoe zij het nou deden.

Wat ik deed ter voorbereiding:

Het aantal mails dat je krijgt beperken

Eerst ben ik me gaan uitschrijven van allerlei onzinnige nieuwsbrieven waar ik toch niks mee doe. Ik zocht in mijn Gmail op ‘uitschrijven’ en zo vond ik allerlei nieuwsbrieven. Een voor een heb ik me uitgeschreven. Het duurt even, maar dan krijg je in ieder geval daar nooit meer e-mails van.

Als ik nu een mailtje krijg dat ik meteen weggooi, kijk ik of ik me ergens voor kan afmelden, dat ik die mails niet meer krijg.

Verder heb ik de ‘contact’ knop op mijn site ietsje onduidelijker weggestopt. Niet dat ik het niet leuk vind om mails van jullie te krijgen, maar zodat mensen iets meer moeite doen voor ze me mailen. Bijvoorbeeld door eerst te zoeken op mijn site naar de vraag die ze hebben.

Filters instellen

Ik ben begonnen met het instellen van filters. In Gmail gaat dit heel gemakkelijk en kan ongetwijfeld ook als je werkt met een programma op je computer. Zo heb ik ingesteld dat persberichten in een aparte map (‘Pers’) komen en in mijn inbox overslaan. Zo kan ik die map een keer per week checken wanneer het mij uitkomt.
Dat heb ik ook gedaan met mails die via mijn contactformulier op de site worden verstuurd. Die komen in een map ‘Contactformulier’. Ook die slaan mijn inbox over. Zo kan ik beginnen aan het beantwoorden van die mails als het mij goed uitkomt. Ook krijgen die mails die in die map komen een automatisch antwoord dat het even kan duren voor ze antwoord krijgen.

Maar wat ook werkt: als je iets mailt naar boekingen@misslipgloss.nl, belandt je mailtje niet bij mij, maar bij mijn sprekersagentschap. Het zelfde met adverteren@misslipgloss.nl.

Ik heb zo nog meerdere filters ingesteld, zodat niet alles zomaar in mijn inbox komt. Voorkomt een hoop ruis!

Mappen maken

Ik heb een aantal belangrijke mappen gemaakt. Mijn belangrijkste:

• Later
• CosmoGIRL
• Shop

En natuurlijk de mappen die bij de filters horen zoals ‘Contactformulier’, ‘Winnen’ en ‘Pers’.

Hoe ik nu dagelijks te werk ga

Meteen actie ondernemen

Het allerbelangrijkste is: meteen iets doen met de mails die je leest. Op het moment dat je je mail opent, of dat nu op je computer of op je telefoon is, moet je iets doen. Maak er een spelletje van. Elke keer dat je je mail opent, krijg je inbox zero. Wat de opties zijn:

• Meteen beantwoorden – als je snel een reactie kan geven, doe dat dan meteen
• Verwijderen – sommige mails kunnen gewoon meteen de kliko in
• Archiveren – sommige mails behoeven geen antwoord, maar wil je wel bewaren
• Verplaatsen naar ‘Later’ – sommige mails kan je later behandelen en hoeven niet meteen. Deze verplaats je naar je ‘Later’ map.

That’s it!

Je ‘Later’ map

Als je zo’n mooi ‘Later’ mapje hebt, moet je die natuurlijk wel gebruiken. Spreek met jezelf af wanneer je dat doet. Dan kan een keer per drie dagen, een keer per week; het is maar net wat jij prettig vindt. Je kan ook meerdere mapjes maken; bijvoorbeeld ‘vandaag’, ‘deze week’ of ‘nog later’.

Lees & beantwoord je mail op gezette tijden

Check niet de hele dag je mail. Zonde van de tijd. Doe het op vaste tijden, bijvoorbeeld drie keer per dag. Ik probeer het ’s ochtends te doen als ik begin met werken, dan na de lunch rond 13u en dan aan het einde van de dag nog eens. Lukt niet altijd, maar ik probeer het wel.

Nee is ook een antwoord

Sommige mails beantwoord ik niet meer en gooi ik meteen weg. Zo beantwoord ik al heel lang geen beautyvragen meer per mail (wel op de site en op social media) en dat zet ik ook duidelijk neer bij mijn contactformulier. Toch krijg ik dagelijks nog veel beautyvragen. Deze verwijder ik meteen en beantwoord ik niet. In de autoreply van mijn contactformulier staat dit ook, dus dan weten de vragenstellers dat. Ook negeer ik vage reclamemailtjes van webshops. Scheelt een hoop tijd! En ‘nee’ zeggen is natuurlijk ook een duidelijk antwoord per mail, als iemand iets ingewikkelds van je wilt waar je geen tijd voor hebt. ‘Nee, sorry!’ is duidelijk, vriendelijk en je bakent je eigen agenda af.

Meldingen uitzetten

Overal. Ik krijg nooit een ‘ping’, berichtje, melding of wat dan ook als ik een mail krijg. Ik kijk er naar als het mij uitkomt en dat werkt top.

Een autoreply instellen als je je mail niet beantwoordt

Als ik weg ben, of heel erg druk ben en weet dat ik niet veel aan mijn mail toe ga komen, stel ik een automatisch antwoord in dat het even kan duren voor de verzender een antwoord krijgt. Dan weten ze dat, en dan kan ik met een gerust hart even mijn mail laten voor wat het is.

That’s it! Dit is wat goed werkt voor mij. Filteren, je inbox schoon houden, meteen actie ondernemen, mapjes gebruiken, niet de hele dag constant je mail checken… Ik hoop dat je hier wat aan hebt!