Plannen, zo doe je dat

Sommige mensen zijn van nature goede planners en volgen hun strakke agenda altijd stipt op, sommigen zijn dat totaal niet en leven in totale chaos. Een goede planner zijn kan toch wel erg handig zijn, zeker in drukke periodes. Ik ben een geboren planner, vind het heerlijk om planningen te maken en me daar stipt aan te houden. Vandaag wil ik je wat van mijn tips en trucs meegeven!

Deze blogpost schrijf ik vooral op verzoek, ik kreeg er de laatste weken ontzettend veel vragen over.

Op de basisschool en middelbare school was ik altijd al degene die haar planning goed voor elkaar had. Altijd mijn huiswerk en verslagen op tijd af, altijd op tijd, altijd een goed bijgehouden agenda. Maar ook voor tripjes, feestjes en andere gebeurtenissen ben ik een echte planner. Daar ben ik soms wel een beetje neurotisch in, het liefst plan ik alles tot in de puntjes en schrijf ik alles op. Heerlijk vind ik het, ook al houd ik me er soms niet helemaal strak aan.

Een goede planning hebben is vooral erg handig als je veel moet doen, of als je veel verschillende taken hebt die binnen een bepaalde tijd af moeten komen. Met mijn weken is het echt vereist om een goede planning te hebben, ik zou niet zonder kunnen. Ik doe veel verschillende dingen (zo werk ik voor mijn blog, shop, CosmoGIRL, ben ik speker en doe ik nog wat andere dingen) maar heb ook afspraken tussendoor. En los voor deze werkzaamheden moet ik ook weer veel verschillende dingen doen. Voor mijn blog bijvoorbeeld blogposts schrijven, foto’s maken, reacties checken, mail verwerken, social media bijhouden. En zo heeft elke taak weer een rijtje taken. Zonder heldere planning word ik gillend gek en vergeet ik een miljoen dingen. Echter, als ik een goede, heldere planning bij houd, heb ik een relaxte week en krijg ik alles binnen de tijd af.

Omdat ik dit al jaren doe, wil ik je graag mijn tips en trucs delen voor een goede planning. Let wel, dit zijn maniertjes die voor mij werken, ze hoeven voor jou niet per se goed te zijn.

Houd een agenda bij

Sinds de eerste klas van de middelbare school houd ik een agenda bij. Tot een paar jaar geleden ‘ouderwets’ op papier, nu al een tijdje digitaal. Ik heb een agenda bij mijn Gmail account en die heb ik op mijn laptop, vaste computer, telefoon en iPad, zodat ik er overal en altijd in kan. Hierin zet ik alle afspraken die ik heb, zowel zakelijk als privé. Als er een afspraak bij komt zet ik deze er meteen in zodat ik het niet vergeet en ik zet bij notities eventuele extra dingen die ik niet moet vergeten.

Werk met een notitieboekje

Ik heb áltijd een notitieboekje bij me, elke dag. Als ik hem vergeet dan baal ik, want dan moet ik het digitaal doen (in mijn telefoon of laptop) en dat vind ik niet fijn. Ik wil dingen opschrijven. Ik schrijf bijvoorbeeld dingen op naar aanleiding van afspraken en gesprekken die ik niet moet vergeten, lijstjes met to do’s, planningen (vertel ik straks meer over), creatieve ideeën, et cetera. Ik kan het iedereen aanraden, voor mij werkt het mega handig, ik kan daardoor overzicht houden. En ik vergeet niks meer.

Stel prioriteiten

Het belangrijkste wat je elke dag moet doen, maar ook als je een planning maakt voor een of een paar weken, is je afvragen wat het belangrijkste is. Wat moet eerst? Wat kan wel eventjes wachten, of wat hoeft misschien helemaal niet? Wat kan je misschien door iemand anders laten doen of waar kan je hulp bij vragen? Wat moet echt NU? Het is altijd goed om helder te hebben waar je prioriteiten liggen. Dit gaat bij mij meestal vanzelf, maar soms moet ik er ook wel echt goed over nadenken.

Stel, ik spreek morgen ergens op een event, dan heeft dat nu prioriteit. Dat is het allerbelangrijkste. Na de presentatie ga ik weer bezig met de rest.

Als je écht heel druk bent moet je misschien minder belangrijke dingen afzeggen. Ik doe het niet graag, vind het echt naar, maar soms is het niet anders als er andere dingen tussen komen die meer prioriteit hebben. Het is belangrijk streng te zijn, voor jezelf, voor je eigen agenda. Als je niet totaal stressed out je weekend in wil gaan, moet je duidelijk zijn en prioriteiten stellen.

Maak planningen

Dit is het leukste! Vind ik dan, maar misschien ben ik daar een beetje raar in. Stel, je hebt een week (of dag) voor je waarin je heel erg veel moet doen, waar je geen overzicht in heb. Maak dan in een notitieboek of op je computer een planning. Ik doe dat als volgt:

1. Ik schrijf alle dagen op waarop ik bezig ga met het werk.
2. Ik bedenk waar mijn prioriteiten liggen. Wat is het belangrijkst? Dat schrijf ik als eerst op bij de dagen waarop ik daar aan wil en kan werken. Ik zet er een tijd bij en doe dat ’s ochtends als eerst.
3. Wat is dan belangrijk? Ik vul dit bij andere tijdstippen op de dagen in.
4. Zo ga ik door tot de week vol is en het lijstje met to do’s leeg.
5. Ik schrijf helder welke tijd ik mezelf geef voor welke taak en ik schrijf ook op hoe laat ik op sta en hoe laat ik pauze neem. Voor mij werkt dit als een handvat, ik vind dat erg prettig. Maak die tijden wel realistisch.

Aan het einde van elke dag streep ik af wat ik gedaan heb, en als ik meer heb gedaan streep ik het van de andere dagen weg. Op deze manier heb ik duidelijk wat ik moet doen, dat schept helderheid en rust. En je krijgt gewoon meer gedaan omdat je die duidelijkheid hebt.

Ik doe dit soms ook voor één dag. Maar meestal doe ik het voor een hele week als ik het heel erg druk heb.

Maak to do lijstjes

Als ik geen strakke planning hoef te maken, maak ik alleen lijstjes met dingen die ik moet doen. Soms met tijden er bij, maar meestal alleen de taken. Zo heb je helder wat je wil doen.

Kijk vooruit

Voor mijn blog maak ik per dag twee blogposts. Maar ik heb niet elke dag de tijd om deze blogposts te maken, omdat ik ook afspraken heb, maar ook andere dingen doe dan alleen mijn blog. Deze blogpost heb ik gemaakt op 2 december en plan ik in voor in januari of februari. Ik weet dat ik in januari dingen ga doen waar ik de tijd voor nodig heb. In januari ga ik dus wel de reacties checken en alles wat er verder bij mijn blog komt kijken, maar de blogposts schrijven hoeft dan niet per se. Dan heb ik ruimte voor andere dingen.

Voor mij is dit heel belangrijk, maar misschien voor jou ook. Je kan vooruit werken zodat je in een periode in de nabije toekomst meer tijd hebt voor wat anders zonder dat je 24/7 door moet werken of totaal in de stress raakt.

Als je weet dat je bijvoorbeeld in mei een belangrijke opdracht hebt, zorg dan dat je nu al zo gaat werken dat je daar in mei wat meer tijd voor hebt naast je andere werkzaamheden. Kijk dus vooruit, een beetje verder dan overmorgen. Ik vind dat erg prettig werken. Het schept rust, zekerheid en orde. En het geeft me de ruimte om ook wat anders te doen, als ik een tijdje vooraf even wat meer doorwerk.

Maak een ritme

Verder is het ook handig jezelf een ritme aan te leren. Heb je veel dezelfde taken die regelmatig terugkomen? Maak hier dan een bepaald ritme in in je dag, zodat je niet als een kip zonder kop alles tegelijk aan het doen bent. Ik heb bijvoorbeeld een aangeleerd ritme in een ‘blog dag’. Zo ziet dat er ongeveer uit:

1. Uit bed komen, klaarmaken.
2. Reacties lezen en beantwoorden
3. Facebook checken en posts klaarzetten
4. Twitter checken
5. Foto’s maken van producten
6. Foto’s in Photoshop laden, verkleinen, verscherpen
7. Foto’s uploaden
8. Foto’s in blogpost zetten
9. Blogposts schrijven
10. Blogposts inplannen

Daarna ga ik weer reacties checken en begint het opnieuw. Dit gaat een beetje vanzelf. Echter als ik een dag heb vol verschillende taken, moet ik wel een planning maken, anders loopt alles door elkaar heen en heb ik geen orde.

Je aan je planning houden

Dit is voor veel mensen het lastigste: je aan je planning houden. Tja, dat is een kwestie van doen. Uitstellen voelt alleen maar heel vervelend, je krijgt er stress van en datgene wat je moet doen blijft knagen. Je kent dat gevoel vast wel. Gewoon doen, dan ben je er van af. Je kan jezelf belonen als je je dagplanning voltooid hebt, met iets kleins. Al is het gevoel wat je dan hebt ook al een beloning. Ik kan hier niet zo goed tips voor geven, je moet het gewoon dóen.

Dit zijn mijn ‘beste’ planning tips. Het zit ook een beetje in mij, het is een deel van mijn karakter dat ik een goede planner ben. Maar als je dit niet in je hebt, kan je het zeker leren! Ik hoop dat je een eind komt met mijn tips.